Documentos mensais a serem enviados para a contabilidade por lojas comerciais
Assim que uma empresa é constituída ela passa a ser uma pessoa jurídica distinta dos sócios, com vida jurídica e financeira própria. A partir daí, ela é obrigada pela legislação vigente à prestar contas de sua movimentação financeira ao fisco. Essa prestação de contas é feita por meio da contabilidade, com emissão dos livros diário, razão, balancetes e balanço patrimonial. Além do aspecto gerencial, já que essas demonstrações podem ser utilizadas para avaliar a saúde financeira e outros levantamentos da empresa, o fisco utiliza desses instrumentos para acompanhar o débito e o pagamento de impostos.
Não manter tal contabilidade em dia e de forma correta pode trazer vários problemas para a empresa como multas, autuações, dificuldade de comprovação de movimentação financeira, dentre outros. Para que sua empresa não tenha esses e outros problemas, é necessário que mensalmente seja enviado para a contabilidade toda a documentação necessária para a elaboração desses relatórios. Os documentos devem ser enviados logos nos primeiros dias úteis de cada mês, sempre referentes ao mês imediatamente anterior. São os principais:
- Comprovantes de qualquer tipo de pagamento que tenha sido realizado em dinheiro (recibos, notas fiscais, etc.)
- Extrato Bancário de todas as contas da empresa, contendo as operações ocorridas do dia 1º ao último dia do mês.
- Comprovantes de todos os pagamentos realizados pelas contas bancárias, para identificação do destino das saídas de recursos do banco.
- Notas fiscais relativas à compras de máquinas e utensílios, equipamentos de informática, móveis ou outros bens adquiridos no mês.
- Boletos bancários pagos referentes à duplicatas de fornecedores.
- Cópia dos cheques emitidos pela empresa, anexados à nota fiscal que comprova a compra (ou relação deles contendo data, valor, número e banco).
- Todas as guias de impostos e encargos pagas durante o mês (DARF, Simples Nacional, FGTS, INSS, Contribuição Sindical e etc)
- Recibos de pagamentos de salários/contracheques, termos de rescisão de contrato de trabalho, recibo e aviso de férias, recibos de pagamento de vale transporte e alimentação e demais comprovantes de pagamentos efetuados à empregados, pagos durante o mês.
- Notas fiscais de venda de mercadorias, de compra de mercadorias, notas fiscais de serviços prestados.
- Arquivo Magnético CAT52 – por email ou em pendrive, se tiver impressora fiscal.
- Reduções Z, se tiver impressora fiscal.
- Relação de valores das vendas por forma de recebimento – se não contiver essa informação nas Reduções Z ou se não houver impressora fiscal. (Exemplo: Total faturamento à vista, total em cartões de crédito, total em cartões de débito, total em cheques pré, e etc.)
- Despesas pagas durante o mês com os respectivos comprovantes de pagamento (Aluguel, Condomínio, Energia Elétrica, Contas de Telefone, Internet e demais despesas)
Dessa forma a Marf Contabilidade poderá manter em dia as suas demonstrações contábeis, facilitando o fornecimento de informações à você, ao fisco, ao banco e à qualquer outro necessário sempre que você precisar.
